Independiente del tipo societario escogido, el funcionamiento de una sociedad depende muchas veces de la obtención de créditos y apertura de cuentas. El problema suele presentarse al recibirse la respuesta por parte del ejecutivo donde niegan la solicitud a causa de algún problema formal, ya sea en algún error originado en la constitución de la sociedad o bien reparando en alguna estipulación de los estatutos que impide aprobar la solicitud.
A continuación, te indicamos las objeciones más comunes que las instituciones invocan para el rechazo a solicitud de crédito, patente u otros.
1.-Estipulación de Estatutos
A.- Facultades de Administración
Por error formal en designación de facultades de administradores, gerente u otro tipo de administración conjunta. Ej.: se estipula que dos personas tendrán poder de representación separada y conjuntamente. En este caso se evidencia un error de redacción ya que se confunden las dos modalidades, por lo que se deberá siempre optar por una de ellas.
Una misma persona aparece designada como administrador y gerente a la vez. Acá también será necesario elegir entre una de estas figuras que en la práctica si bien se encuentra designada, el error formal que provoca confusión en terceros.
Administración por directorio (caso SpA). Tomando en cuenta que este tipo de sociedades se crearon justamente para simplificar la forma de administración, es decir, evitar los directorios y las actas en la práctica sólo es recomendable cuando sean muchos los socios participantes, o cuando uno de ellos sea inversionista extranjero, que necesita dejar un representante legal para que participe en la toma de decisiones de la empresa. En relación a lo señalado, en caso de existir este tipo de administración si bien no es sinónimo de rechazo, el ejecutivo asignado hará una evaluación mucho más exhaustiva de cumplimiento específico establecido para los directorios.
Falta de facultades suficientes. En esta situación el socio o persona encargado de elevar solicitud y firmar documentos no tiene facultades suficientes que aparezcan en la escritura o bien teniendo las facultades generales la institución exige que aparezca de forma específica. Ejemplo: se requiere solicitar crédito para comprar automóvil. La institución solicitará que la facultad para constituir prendas, mutuos en dinero y además obligarse al pago de éstos.
B.- Determinación del Giro
Comúnmente tiene relevancia al momento de solicitar patente en la municipalidad. Un ejemplo común se produce cuando una sociedad que en la práctica lleva a cabo únicamente una actividad de servicios profesionales, pero además en los estatutos aparece estipulado la realización de otras actividades de tipo comercial que provocan el rechazo de la patente por servicios y originándose la exigencia por parte de la municipalidad de solicitar una patente de tipo comercial que supone una tramitación más compleja. Por estas razones al momento de la constitución de la sociedad es importante establecer las actividades que realmente se desarrollan en la práctica, sin perjuicio de que posteriormente el giro se pueda ampliar.
C.- Duración de la Sociedad
En caso de que se haya determinado un plazo para el término de la sociedad probablemente la institución podría rechazar la solicitud por faltas de garantías.
Soluciones o trámites que proceden ante este tipo de reparos:
Se debe determinar con precisión la causa del rechazo, solicitando preferentemente que sea enviada por correo escrito por parte del ejecutivo y luego llevar a cabo la modificación respectiva, cumpliendo las formalidades en conformidad al tipo de sociedad (escritura de modificación o junta extraordinaria). El procedimiento para obtener los estatutos determinados dependerá de si la sociedad fue constituida por empresa en un día o sistema tradicional.
En esa actuación se puede incluso aprovechar de realizar otros cambios que no digan relación con el reparo, pero que ayuden a su funcionamiento.
2.- Incumplimiento de Solemnidades
Los reparos por esta causa son especialmente recurrentes respecto de las sociedades creadas por sistema tradicional o que requieren de inscripción en el CBR, independiente de su tipo (SpA, S.R.L, E.I.R.L S.A). Los problemas más recurrentes dicen relación con incumplimiento de formalidades para su inscripción como por ejemplo, cuando no se inscribe el extracto o no se lleva a cabo la publicación en el plazo determinado por la Ley o bien se inscribe en un Conservador de una comuna diferente a la que indicada en el giro social.
Soluciones o trámites que proceden ante este tipo de reparos:
Saneamiento: esta actuación se requiere cuando estamos ante vicios formales que afecten la constitución, modificación, transformación, división o fusión. Quienes sean titulares de los derechos sociales o acciones de la sociedad al tiempo del saneamiento respectivo deberán corregir el vicio mediante escritura y suscribirlo conforme a la Ley respectiva.
Si el vicio incide en una cesión de derechos sociales, deberán concurrir a la suscripción del formulario, además, el cedente o sus causahabientes, y quienes al tiempo del saneamiento sean los titulares de los derechos materia de la cesión.
En los casos en que se requiera junta, el acta que se levante, deberá ser reducida a escritura pública.
Finalmente, el saneamiento del vicio de nulidad producirá efecto retroactivoa la fecha de la incorporación de la escritura a sistema empresa en un día o desde la inscripción en Conservador de Bienes Raíces.
Conclusiones
La complejidad de cualquier modificación dependerá del tipo de reparo por lo que se recomienda revisar con precisión la estipulación que requiere ser modificada o el vicio que está afectando la validez de la sociedad para después determinar los pasos a seguir y asimismo revisar la conveniencia de agregar otro tipo de modificaciones para evitar que en el futuro se produzcan problemas con otro tipo de trámites.